Il est primordial d’enregistrer son contrat de bail, peu importe sa nature (un bail d’habitation, un bail commercial, un bail à bureau, etc.), afin de protéger aussi bien le propriétaire-bailleur que le locataire.
Qu’est-ce que l’enregistrement d’un contrat de bail ?
Une obligation fiscale
L’enregistrement d’un bail est une obligation fiscale, prévue à l’article 19, alinéa 1er, 3°, du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe, s’appliquant à la Région de Bruxelles-Capitale et à la Région Wallonne.
L’enregistrement concerne également les avenants au contrat de bail initial, les sous-locations, les cessions de bail, et les renouvellements des baux commerciaux.
Enregistrer un contrat de bail permet de lui donner une « date certaine », c’est-à-dire que personne ne pourra contester l’existence et la date du contrat qui a été enregistré
Les démarches se réalisent auprès du Bureau de Sécurité Juridique compétent.
Une fois que le contrat écrit est enregistré, vous y avez accès via la plateforme « Myminfin » dans l’onglet « Consulter mes baux de location ».
Qui enregistre le contrat de bail ?
S’il s’agit d’un bail d’habitation, c’est-à-dire que l’immeuble est affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (un appartement, un kot, une maison, une seconde résidence), alors le propriétaire-bailleur a l’obligation d’enregistrer le contrat de bail.
Le locataire a également la faculté de l’enregistrer, mais n’y est pas obligé.
S’il s’agit d’un autre type de bail, portant sur un immeuble qui n’est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule (un commerce, un bureau à usage professionnel, un terrain, un parking, etc.), alors aussi bien le propriétaire-bailleur que le locataire a l’obligation de faire enregistrer le contrat de bail.
Les parties sont solidairement tenues. Elles ont la faculté de préciser dans le contrat qui aura la charge de l’enregistrement et qui payera les droits y relatifs.
Dans quels délais le bail doit-il être enregistré ?
Dans le cadre d’un bail d’habitation, l’enregistrement doit intervenir dans les 2 mois qui suivent la signature du contrat.
Pour les autres types de baux, l’enregistrement doit intervenir dans les 4 mois qui suivent la signature du contrat.
Quel coût engendre l’enregistrement ?
Dans le cadre d’un bail d’habitation, l’enregistrement est gratuit lorsqu’il est fait par le bailleur lui-même. Il est à noter qu’il est payant pour tout autre opérateur professionnel qui effectue l’enregistrement pour le bailleur.
Dans le cadre des autres types de baux, l’enregistrement n’est pas gratuit, et est généralement calculé sur base d’un pourcentage de 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposé au locataire pour toute la durée du bail, avec toutefois un minimum qui ne peut pas être inférieur au droit fixe général de 50,00 €.
Si un même contrat de bail porte sur un immeuble loué en partie à titre d’habitation principale et en partie à d’autres fins (commerciales par exemple), l’enregistrement du contrat est payant pour tout l’immeuble.
Si par contre, deux contrats de bail distincts ont été établis (un bail de résidence principale, et un bail commercial), l’enregistrement du contrat de bail qui concerne exclusivement la résidence principale sera gratuit.
A noter qu’à défaut d’enregistrement ou en cas d’enregistrement tardif, le bailleur d’une habitation peut être tenu de payer une amende fiscale de 25,00 €.
Pour les autres types de baux, l’amende est équivalente au montant total des droits dus, avec un minimum de 25,00 €, et est imputable à toutes les parties du contrat.
Quels sont les avantages d’enregistrer un contrat de bail ?
Enregistrer un contrat de bail permet de lui donner une « date certaine », c’est-à-dire que personne ne pourra contester l’existence et la date du contrat qui a été enregistré.
Le contrat sera totalement opposable aux tiers du contrat, qui devront reconnaitre son existence et son application.
En cas d’aliénation du bien loué, le nouveau propriétaire-bailleur sera subrogé dans les droits et obligations du premier bailleur.
Le nouveau propriétaire ne pourra pas nier l’existence du contrat de bail initial et devra, s’il souhaite mettre fin au bail, respecter les formes et délais légalement prescrits.
Le locataire est donc protégé d’une éventuelle expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur.
En outre, si le locataire veut mettre fin au contrat, il devra donner un renon et respecter un délai de préavis.
Quid en cas de défaut d’enregistrement du contrat de bail ?
Congé sans préavis par le locataire
Pour la Région de Bruxelles-Capitale et la Région Wallonne, si le contrat de bail n’a pas été enregistré, le locataire a la possibilité de mettre en demeure le propriétaire-bailleur afin que celui-ci réalise les formalités.
Pour la Région de Bruxelles-Capitale, la mise en demeure doit être envoyée par un courrier recommandé, alors que pour la Région Wallonne, la mise en demeure peut être envoyée soit par un courrier recommandé, soit par un exploit d’Huissier de Justice ou par la remise du courrier entre les mains du destinataire qui signe le double avec indication de la date de réception.
Le propriétaire-bailleur dispose ensuite d’un délai d’un mois pour donner suite à la mise en demeure et enregistrer le contrat de bail.
À défaut d’une réaction du bailleur, le locataire a alors la faculté de résilier le contrat sans prester de préavis.
Il doit toutefois préalablement informer le propriétaire-bailleur du congé qu’il lui donne.
A l’opposé, en Région Flamande, le locataire ne doit pas envoyer une mise en demeure préalable au propriétaire pour qu’il enregistre le contrat de bail.
Le locataire doit seulement informer le propriétaire-bailleur du congé, qui prendra effet le premier jour du mois suivant le mois au cours duquel le congé a été donné.
Si malheureusement le contrat de bail de résidence principale n’a pas été enregistré, le locataire ne pourra pas s’opposer à une expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur, suite à la vente du logement.
Imposition à l’impôt des personnes physiques
Si le contrat de bail n’est pas enregistré, dans le cadre de la location d’un immeuble en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins, le propriétaire-bailleur sera imposé sur la totalité des revenus locatifs nets, alors que si le contrat avait été enregistré, les revenus auraient été calculés et imposés distinctement pour chaque partie de l’immeuble.
Pas d’indexation du loyer
En Région Wallonne et Bruxelloise, et concernant les baux de résidence principale, le loyer ne pourra pas faire l’objet d’une indexation si le bail n’a pas été enregistré.
En guise de conclusion
L’enregistrement d’un contrat de bail est une étape importante voire indispensable pour la protection du propriétaire-bailleur et du locataire.
Le SNPC propose comme service à ses membres, d’effectuer les démarches afin d’enregistrer les contrats de bail. Plus d’infos au 02/512.62.87 ou sur notre site www.snpc-nems.be/nos-services
